מתכוננים למעבר משרד

לקראת מעבר משרד ? רגע לפני שעוברים למשרדים החדשים אתם נזכרים שצריך להעביר גם את ציוד המחשוב וקווי התקשורת של העסק. מדובר בפרויקט לא פשוט, מפני שחיבורם מחדש והבאתם לתפקוד מלא חייב להיעשות בזריזות וביעילות.

תהליך ההעברה יכול להמשך מחמש שעות עד ימים רבים במקרים קיצוניים – הכל תלוי במידת המוכנות בשטח, בהכנות שנעשו. עסקים קטנים ובינויים אינם יכולים להרשות לעצמם פגיעה בהמשכיות העסקית וימים שלמים של עבודה מושבתת.

בכדי שההעברה שלכם תתבצע באופן המהיר, המקצועי והיעיל ביותר ליקטנו כמה טיפים והנחיות שעשויות לעזור:

עוברים משרד בשלושה שלבים פשוטים

שלב א’: התכנון והכנת המשרד החדש.

פרויקט גדול דורש ניסיון וידע: במידה ומדובר בפרויקט גדול בעל הרבה עמדות או קווים מומלץ לבקש מחברת מחשוב לנהל את הפרויקט עבורכם. הידע שלהם בתחומים שונים כגון תקשורת, מחשוב, מצלמות אבטחה, בקרי כניסה וכו’ יאפשר להם לעבוד מול כל הספקים באופן יעיל ולזרז את המעבר.

שתף את חברת המחשוב בתכנון: הזמינו את אנשי המחשוב לסקירת המשרד החדש לשם תכנון תשתיות המחשוב. נסו לצפות יחד איתם  את הצרכים והמכשולים שעשויים לעלות במשרד החדש – הפיקו יחד סקיצה מסודרת הכוללת מספרי עמדות, נקודות רשת, חשמל וטלפון. חשבו יחד כיצד אפשר לצמצם את הזמן בו המשרד יהיה מושבת (לדוגמא הישענות על שירותי ענן ושירותים ב-web, העברת הציוד בסדר נכון וכו’)

הכן את התשתיות מבעוד מועד: בהתאם לתכנון יוכנו התשתיות למשרד החדש וודאו כי קיימות מספיק נקודות חשמל תקינות.

שלב ב’: הפירוק

תשאיר את המחשוב למקצוענים: לפירוק המחשבים והרכבתם במשרד החדש מומלץ לפנות לאנשי מקצוע שיידעו לנתק את הכבלים בצורה מסודרת ובטוחה, לחברם מחדש למקום הנכון ולבדוק שכל מרכיבי המחשוב פועלים בצורה תקינה וללא תקלות.

היערכו למעבר עצמו: יש לזכור שאיש המחשבים אינינו סבלת או אורז, לכן מומלץ להיערך מראש, להכין את האריזות ואת אנשי המקצוע שיסחבו את הציוד למקומו החדש.

טיפים למפרקים: אם החלטתם לפרק את המחשבים בעצמכם מומלץ להניח אותם על הכיסאות שיועדו לעמדות אליהם הם שייכים, לעטוף בניילון נצמד ולמספר את הכיסאות בהתאם לסקיצות שיצרתם למשרד החדש. כך תחסכו גם את זמן הפירוק וגם תקצרו את זמן ההרכבה מחדש. בעת ההעברה מהמשרד הישן רצוי  להוריד את המחשבים אחרונים בכדי שיפרקו ראשונים במשרד החדש.

שלב ג’: יום המעבר

דאגו לתשתית אינטרנט: רצוי לוודא עם ספק התשתית והשירות (user) כי קיים אינטרנט במשרד החדש לפני בואם של הטכנאים.

עבודה עם ספקים: הסדר שבו יגיעו הספקים הוא חשוב שכן לרוב הם תלויים זה בזה. הזמן את אנשי המחשוב לפני שאר הקבלנים והספקים ביום ההרכבה בכדי לחבר במהרה את המחשבים.

תאם את טכנאי הבזק כך שיגיע לנייד את מספרי הטלפון למשרד החדש ביום ההעברה. אם יצטרך עזרה או יהיו לו שאלות יוכלו אנשי המחשוב לעזור לו.

אל תתפשר: בדוק שהכל עבר למשרד החדש והכל עובד באופן חלק וטוב– אם לא מטפלים ומעירים את תשומת הלב של הספקים באופן מידי לבעיות, הן עלולות להשתרש. דברים זמניים הופכים לדברים קבועים ולכן אל תתפשרו על הפרטים הקטנים.

זה הכל!

עם תכנון מראש, עבודה נכונה ועזרה של בעלי מקצוע יודעי דבר מעבר משרד יכול להפוך מאתגר מרתיע לחידוש מרענן שיוביל את העסק להצלחה שמגיעה לכם.

ואם אין לכם חברת מחשוב או אתם סתם

רוצים להתייעץ לגבי המעבר הקרב שלכם, צרו עמנו קשר ונשמח לעזור.