לפני מספר שנים ישבתי עם מנהל מערכות המידע שלנו ומיישם חיצוני. השיחה הפכה לוויכוח בטונים גבוהים. ביקשתי לראות מסך דשבורד, מסך שיתעדכן באופן דינמי על פי הקריאות הפתוחות במרכז התמיכה, הסטטוס של הקריאות, הזמן שעובדים עליהם והאם אנו עומדים או מפרים את ה-SLA שהובטח ללקוח. סירבתי לקבל לא כתשובה.
המיישם אמר שוב ושוב: “תפיק דו”ח, בלחיצת כפתור תוכל להפיק דו”ח עם כל הנתונים למה לך דשבורד?”. ניסיתי להסביר שאני רוצה לראות נתונים בזמן אמת, ולצבוע אותם בצבעים בוהקים, ירוק, צהוב, ואדם שימקדו את תשומת הלב על מה שחשוב בכל רגע נתון.
המיישם המשיך בשלו: “תפיק דו”ח”. לא התייאשתי.
ביקשתי מהמיישם שירד לאוטו שלו, ובדרכו הביתה בכל פעם שירצה לדעת את מהירות המכונית, מצב הדלק, וחום המנוע שיפיק דו”ח.
החזון שהפך למציאות
מאז עברו הרבה נתונים בנהר ה-EXCEL ואני לא התייאשתי. החזון שלי היה ליצור ארגון חכם, דינאמי שבו בכל שלב בשרשרת האספקה ישנו דשבורד המתעדכן בזמן אמת ומדווח לכל אחד בחברה במה עליו להתמקד, ממה עליו להיזהר, ואיפה הוא עומד ביחס למדדים (KPI’s) שנקבעו לו.
היום החזון הוא מציאות.
איך עשינו את זה?
בהתחלה יצרתי דשבורדים ב-EXCEL באמצעות POWER QUERY (המאפשר שאיבת נתונים לאקסל ישירות ממסד הנתונים ה-SQL) ואח”כ ב-POWERBI.
ה-POWERBI של מייקרוסופט הוא פתרון בעל יכולות דמיוניות ומחיר מצחיק. (10 דולר למשתמש לחודש). הפתרון כולל את יכולות העיבוד בשרתי מייקרוסופט ופועל ישירות מול ה-SQL .
הפתרון גם מאוד אינטואטיבי ולאחר הכנה ראשונית של ה-DATASET כל אחד עם רקע באקסל מסוגל לערוך לעצמו דוחות ודשבורדים, ללא צורך במתכנתים וללא צורך בשרתים נוספים.
אז איך זה נראה בפועל?
מחלקת המכירות עובדת מול מסך הכולל Funnel ומציג את קצב המכירות, אחוזי ההצלחה וההזדמנויות הדורשות פעולה.
לפריסייל המתכנן את מפרט העבודה והמפרט הטכני בפרויקטים יש דשבורד משלו, המראה לו את כל המשימות הפתוחות על שמו מההזדמנויות השונות ומציג לו תכנון מול ביצוע של עבודות שאפיין בעבר.
מחלקת המכירות מעבירה את ההצעה להזמנה ומשם הטיפול עובר למחלקת תפעול. התפתחות מערכות המידע יצרו חוצץ מלאכותי בין מערכת ה-CRM למערכת ה-ERP ולכן לרוב אין תכנון קוהרנטי של התהליך בין שתי המחלקות . השימוש בדשבורדים מחבר באופן חלק בין שתי החוליות האלה בשרשרת האספקה.
לתפעול יש דשבורד המציג את שורות ההזמנות הפתוחות ומציג אזהרה כאשר הן קרבות לתאריך האספקה. אנשי הרכש קיבלו דשבורד דומה המציג את שורות הזמנות הרכש הפתוחות וכך מיד מדווח כאשר האספקה של מוצר זה או אחר מתעכבת.
צוות המומחים האמון על ניהול הפרויקטים של החברה, עושה שימוש בדשבורד גאנט המציג את משימות הפרויקטים והמשאבים שברשותו.
צוות התמיכה (HELPDESK) מקפיד להביט בדשבורד לצורך מעקב אחר קריאות וזמני תגובה (SLA) ועל מנת לשמור על מאזן קריאות חיובי. בינתיים, התומכים הבכירים מביטים באותו הלוח וניגשתים מייד לסייע כאשר הטיפול בקריאה מתארך.
מתאם הטכנאים משתמש בפאנל (הבנוי ב-Excel) בכדי לצפות ולתאם קריאות ע”פ אזורים וערים בצורה שמאפשרת לו אופטימיזציה בקביעת המסלול והלו”ז של הטכנאי בשטח. הפאנל משמש את המתאם למעקב אחר פעילות הטכנאים בשטח תוך הצגת נסיעות לקריאה, קריאות בטיפול ואף איתותי אזהרות על חריגות בלוחות זמנים.
התפעול היומיומי של החברה כולה, מתנהל בדינמיות ויעילות של נהג מירוץ.
מעבר לתפעול היומיומי של שרשרת האספקה, כל המעקב הכספי נעשה בדוחות BI המתעדכנים בזמן אמת ומציגים מרכזי רווח, הכנסות, הוצאות, מלאי, גביה, ועוד.
האסטרטגיה הטובה ביותר
לאחר שהגשמנו את החזון עבור עצמנו, החלטנו שגם ללקוחותינו מגיע לדעת את סוד ההצלחה. אנחנו לא מיישמים ולכן חברנו עם חברת EXCELLANDO המתמחה בתחום השימוש ב-POWERBI וב-EXCEL ואנו מסייעים ללקוחות ביחד לבצע מהפכה בשרשרת האספקה שלהם.
בינינו, כאינטגרטור אין בפתרון רווח עבורינו. גם מפני שאנו לא עוסקים ביישום וגם משום שהפתרון מיתר את הצורך בשרתי BI יקרים והאינטגרציה הנדרשת בפתרונות אחרים. אז למה בכל זאת אנו ממליצים?
אנו רואים זאת כיעודינו, לקדם את השימוש בטכנולוגיה להעצמת הלקוחות ולספק שירות טוב, ידע ומקצועיות.
לעשות את הדבר הנכון והמועיל עבור הלקוח היא תמיד האסטרטגיה הרווחית ביותר לאורך זמן.
